生成AIは議事録のまとめなど、日常で頻発する業務の効率化にも大きな影響を与えます。今回は生成AIを活用して、議事録を1分でまとめる具体的な方法をご紹介します。
生成AIで議事録をまとめるメリット
議事録のまとめに生成AIを使う最大のメリットは大きく2つあります。
迅速な議事録作成
生成AIを活用して、議事録を生成する最大のメリットは、議事録を迅速にまとめられることです。従来の手作業に比べ、生成AIを利用することで、議事録作成の時間を大幅に削減できます。実際10倍ほどの時間を短縮することができます。なぜ、時間を短縮できるかというと、雑にメモった議事録を生成AIにインプットするだけで、瞬時に構造化したアウトプットをしてくれるからです。これにより、会議後の作業に割く時間を減らし、他の業務に集中する時間を増やすことができます。
議事録の質の向上
生成AIは、会議の内容を構造的に理解し、要点を明確にした上で、議事録をまとめてくれるため、議事録の質を向上させることができます。人間がまとめてしまうと、恣意的になってしまったり、重要な部分を見落としてしまったりすることもありますが、生成AIはメモ全体を見渡し、認識に基づく偏りや見落としを減らし、全体の内容を公平に反映させた議事録を作成することができます。
議事録まとめのための効果的なプロンプト例
以下のような構成でプロンプトを作成すると、効率的に議事録をまとめることができます。
ポイントとしては、以下2点を意識してプロンプトに追記してみましょう。
- 会議の目的とアジェンダを伝えることで、前提を生成AIに理解させましょう。
- どのようにまとめてほしいか、議事録のテンプレートを明確に入力しましょう。
| <テンプレート> 以下の議事メモを議事録として整理してください。 #会議の目的とアジェンダ - 目的 - アジェンダ #議事メモ （ここに議事メモを入力） #まとめ方 ・決定事項 ・ネクストアクション ・主な内容（サマリー） ・詳細（箇条書き） |
生成AIを活用した議事録生成の成功の鍵と落とし穴
成功の鍵は、会議の内容を正確に、かつ詳細に伝えることです。生成AIは与えられた情報をもとに議事録を作成するため、情報が不足していると、重要なポイントを見逃す可能性があります。
AIによって生成された議事録も、最終的には人の目で確認し、誤解釈がないかチェックすることが重要です。AIは高度な技術ではありますが、文脈の理解やニュアンスの捉え方において、まだ完璧ではありません。プロンプトをコピーして詳細な条件を入力した上で議事録をまとめた後、念のため人の目でチェックし、誤りや誤解がないかを確認することが、誤情報を防ぐ上で不可欠です。
よくある失敗事例
よくある質問
議事録のまとめには、 どんな生成AIツールを使えばいいですか？
上述のプロンプトを利用すれば、どのようなツールでも議事録を効率的にまとめることができます。まずはどのツールを業務全体で利用するか、自社に最適なツールを選定して、ぜひ活用してみてください。以下の記事で自社に最適なツール選定の方法をまとめておりますので、ぜひ参考にしてみてください
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株式会社COUNTRY X 
AIが生成した議事録は信頼できますか？
生成AIは高度な技術を持っていますが、最終的な確認と承認は人間が行うべきです。これにより、信頼性をさらに高めることができます。
まとめ
生成AIを活用した議事録の作成は、業務の効率化に大きく貢献します。迅速な議事録作成と質の向上は、組織の意思決定をスピードアップさせ、業務の生産性を高めることが期待されます。しかし、成功への道のりは、適切なプロンプトの提供と人の目による最終チェックにかかっています。生成AIの可能性を最大限に活かしつつ、その限界を認識し、賢明に利用することで、ビジネスの各場面においてその真価を発揮させることができるでしょう。
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